Verhoog je productiviteit met nieuwe Zimbra versie

Op vrijdagavond 22 april zullen we ons hosted Zimbra platform upgraden naar versie 7.1. Deze versie brengt een groot aantal handige verbeteringen om je productiviteit te verhogen.

De update zal worden uitgevoerd vanaf 19:00 uur, en zal enkele uren in beslag nemen. Tijdens deze werkzaamheden zal de Zimbra dienst onbereikbaar zijn. Binnenkomende mail wordt opgevangen, en na het onderhoud alsnog afgeleverd.

Een aantal verbeteringen zijn:

1. - Outlook versie 2010 wordt nu officieel ondersteund. Verder brengt de Outlook plugin je ervan op de hoogte als er een nieuwe versie beschikbaar is. Daarnaast kun je het Outlook-profiel van Zimbra nu combineren met andere Outlook profielen voor je POP of IMAP accounts.
2. - Zimbra Mobile is verbeterd. HTML e-mails worden nu beter weergegeven op mobiele toestellen. Verder worden nu tags en vlaggen gesynchroniseerd als categorieen op Windows Mobile 6 toestellen.
3. - Zimbra is nu geintegreerd met LinkedIn. Door met je muis op een contactpersoon te gaan staan, kun je deze direct binnen Zimbra opzoeken op LinkedIn op zo meer contactgegevens te bekijken of deze persoon direct uit te nodigen voor je LinkedIn netwerk.

Daarnaast zijn er een groot aantal verbeteringen aangebracht aan de webinterface van Zimbra, waarvan de meest interessante hieronder op een rijtje zijn gezet:

Met de nieuwe functie "People Search" kun je heel snel contactpersonen binnen je adresboek of organisatie terugvinden. De naam, e-mail adres, telefoonnummers, en foto worden getoond. Het zoeken begint zodra je begint te typen.

Heb je per ongeluk een mailtje verwijderd? Geen probleem! Je kunt nu verwijderde e-mail berichten tot een aantal dagen terug weer terugzetten.

Acties die je uitvoert met mails of contacten, zoals het verplaatsen, verwijderen, of markeren als spam - kan nu ongedaan worden gemaakt.

Wanneer je een mail naar een distributielijst verzendt, kun je deze nu uitklappen. Je krijgt dan alle adressen in de lijst te zien. Je kunt vervolgens bepaalde adressen selecteren waarnaar je wilt mailen. Je kunt de lijst ook weer inklappen.

Zimbra geeft je nu de optie om een e-mail niet direct, maar pas op een later tijdstip te verzenden.

Geadresseerden worden nu in een "bubble" getoond. Door met de rechtermuisknop op zo'n bubble te klikken, kun je deze aanpassen, verwijderen, of aan je adresboek toevoegen. Je kunt een distributielijst ook via de bubble inzien. Mocht je deze weergave-optie niet fijn vinden om mee te werken, dan kan de oude situatie weer worden ingeschakeld via de voorkeuren.

De afzenders van mails je die hebt ontvangen worden ook in bubbles getoond. Door met de rechtermuisknop erop te klikken, krijg je een aantal opties met betrekking tot deze afzender. Zo kun je alle andere mails van deze persoon erbij zoeken, direct een mail naar deze afzender terugsturen, of het e-mail adres aan je adresboek toevoegen.

Je kunt bubbles ook verplaatsen naar bijvoorbeeld het CC of BCC veld. Dit kan niet alleen met 1 adres, maar ook met meerdere tegelijkertijd.

Je kunt in Zimbra nu meerdere bestanden in 1x selecteren en toevoegen als attachments bij een e-mail bericht of aan je briefcase. Houd tijdens het selecteren control en shift ingedrukt. Deze functie werkt in de volgende browsers: Chrome, Safari 4 of nieuwer, en Firefox 3.6 of nieuwer.

Zowel in je mailbox als in je adresboek kun je nu heel gemakkelijk alle mails die je van een bepaald contactpersoon hebt ontvangee, terugvinden. Daarnaast kun je ook de mails bekijken die je naar een persoon hebt verzonden.

Je kunt in Zimbra niet alleen filters aanmaken voor inkomende mail, maar nu ook voor uitgaande mail. Zo kun je mail die verzonden wordt naar een bepaald adres bijvoorbeeld opslaan in een aparte map, of doorsturen naar een bepaald e-mail adres.

Tijdens het maken van een nieuwe afspraak, helpt Zimbra je om het meest geschikte tijdstip te vinden met de "scheduling wizard". Deze laat per 30 minuten zien hoeveel personen er op dat moment beschikbaar zouden zijn, volgens hun agenda's.

Je kunt in Zimbra instellen op welke dagen en welke tijden je werkt. Deze werktijden worden vervolgens in je agenda overzichtelijk gemarkeerd.

Als je een uitnodiging voor een afspraak ontvangt, laat Zimbra je nu je agenda voor die dag bekijken - zodat je snel kunt bepalen of je de afspraak wel of niet kunt accepteren.

Tijdens het plannen van een nieuwe afspraak, kun je deze afspraak nu ook opslaan - in plaats van het direct te verzenden. De afspraak wordt dan wel in je eigen agenda getoond, maar wordt dan nog niet naar de uitgenodigden verzonden.

Een agenda-afspraak kan nu in Zimbra worden gekopieerd. Na het kopieren kun je de afspraak op een ander tijdstip plakken.

Het is nu mogelijk om via e-mail een notificatie te ontvangen over agenda-afspraken of taken. Je kunt dit bij de afspraak of taak zelf instellen, of onder de voorkeuren.

In Zimbra kun je nu heel eenvoudig al je agenda-afspraken in een bepaalde periode zien.

Mocht je een opmerking hebben die betrekking heeft op een afspraak, dan kun je nu vanuit Zimbra gemakkelijk alle deelnemers van die afspraak mailen. Deze optie is ook te bereiken door met de rechtermuisknop op de afspraak te klikken in je agenda.

Dit is een handige optie als je vaak afspraken maakt met internationale contactpersonen. Je kunt nu onder je voorkeuren aangeven dat je een tijdzone wenst te selecteren tijdens het plannen van een afspraak.

In de briefcase van Zimbra wordt nu het versienummer per bestand weergegeven.

Je kunt een bestand in de briefcase nu "locken" met de "check out file" optie. Zo voorkom je dat je collega's het bestand niet overschijven in de tijd dat je er mee aan het werk bent.

De taken-optie van Zimbra heeft nu een betere en overzichtelijke interface gekregen.

Er kan een nieuwe status aan een taak worden toegekend, namelijk "wacht op iemand anders".

Met de "zoek gedeelde items" functie kun je nu in een handig overzicht zien welke items met jou gedeeld zijn. Deze items kun je vervolgens selecteren, zodat deze ook in je lijst worden getoond.